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El cliente requería
el desarrollo de un sistema integral que le permitiera
económicamente y eficientemente administrar con
los mínimos recursos posibles las necesidades
de sus clientes y la asignación y cobranza del
espacio disponible.
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Consultores de
Cyber Works, trabajando con el equipo de fundadores
de la empresa, determinó que la solución
óptima era el desarrollo
de un sistema integrado,
que permitiría servicio rápido y eficiente,
minimizaría los riesgos de falla o error en operación,
requiere poco personal, permite un alto grado de control,
y sobre todo, permite la disponibilidad integrada y centralizada
de la información.
| Las principales
necesidades operativas de CEO
identificadas fueron: |
| • |
Controlar las necesidades
operativas del negocio |
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Flexibilidad en
la asignación de espacios de oficina |
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Un sistema de reservaciones
y registro confiable y rápido accesible desde
múltiples medios. |
| - |
Control de acceso, uso y tarificación
de recursos de la oficina rentada en tiempo real |
| • |
Administración:
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Contabilidad y compartir información
entre departamentos de la organización. |
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- |
Facturación de forma
rápida e integral. |
| • |
Desarrollo
de website e intranet sobre el cual correrían
los aplicativos del sistema. |
La solución tecnológica
que desarrolló el equipo de consultores de Cyber
Works consistía de los siguientes elementos:
• Sistema
CEO (desarrollo a la medida)
Se diseñó
y desarrolló un sistema customizado sobre Microsoft
Visual Interdev, SQL Server, Visual Basic y Visual Fox
Pro que administra la asignación y tiempo de uso
de las oficinas rentadas, así como el control de
tarificación de rentas y servicios utilizados.
Este sistema se integró además con el sistema
administrativo, el portal de Internet para reservaciones,
y el sistema de integración de telefonía.
• Administración
(soluciones de terceros)
Se implementó
un sistema ERP (administrativo) para la contabilidad general
de la empresa.
• Web Site (desarrollo
a la medida y diseño)
Se desarrolló un sistema de reservaciones y renta
de oficina en línea y en tiempo real, integrado
al Sistema CEO. Incluye módulos de pagos y administración
de cuentas que están ligadas al sistema administrativo.
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Se cumplieron las expectativas
del cliente con una solución que permite
el control completo de su operación. El sistema
de reservaciones y registro permite el check-in
y check-out de los clientes en menos de tres minutos,
reservación de espacios y recursos vía
Internet, control de cuentas personales y corporativas
y la generación de cotizaciones en línea.
El sistema permite controlar el acceso de usuarios
registrados y autorizados durante el período
de renta de oficinas al sistema telefónico,
el equipo de cómputo e Internet y equipo
de impresión. Además, el sistema tarifica
y reporta al sistema de facturación el uso
del sistema telefónico, equipo de impresión,
papelería y servicios secretariales. Está
integrado a un intranet que le permite al personal
de CEO acceso a los sistemas operativos de CEO,
así como la configuración de parámetros
de renta de espacios y servicios. |
La implementación
del sistema administrativo permite llevar la contabilidad
general integrada con el punto de venta.
Más específicamente, el ERP le da
a CEO control de inventarios, órdenes de
compra/venta y cuentas por pagar/cobrar, y está
integrado con los sistemas de tarificación
y restricción de uso de espacios y recursos.
Con las integraciones realizadas, los clientes ahora
pueden consultar sus estados de cuenta por Internet
en tiempo real.
El portal que se desarrolló para CEO contiene
información general de las opciones de renta
y servicios, cotizaciones presentadas en línea,
registro de nuevos usuarios, reservaciones en línea
y la consulta de estados de cuenta en tiempo real.
Con este desarrollo, CEO logró un importante
incremento en el nivel de servicio y satisfacción
de sus clientes. Logró reducir sus necesidades
de contratación de personal para la operación,
resultando en ahorros de hasta $100,000 pesos mensuales.
La información integral y centralizada le
da a los administradores control total de la operación
y datos para la oportuna toma de decisiones. Y finalmente,
la solución integral le otorgó a CEO
una diferenciación evidente de su competencia,
en su mayoría más grande y de extensión
global |
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